Alineamiento y Priorización de Proyectos TI

Alineamiento y Priorización de Proyectos TI

Cada vez los proyectos de tecnologías de información (TI) toman fuerzas en las organizaciones tanto para mantener y mejorar las operaciones internas como en el desarrollo de nuevos y renovados servicios para mejorar la experiencia de sus clientes con la organización en un entorno cada vez más digital.

Actualmente existen muchas herramientas y metodologías para gestionar de manera eficaz aquellos proyectos y cumplir con los objetivos propios, sin embargo, muchas organizaciones gestionan proyectos que tienen muy poco alineamiento con los objetivos de la organización.

Los líderes de proyectos y patrocinadores pueden hacerse una serie de preguntas para analizar la situación en sus organizaciones:

  • ¿Los proyectos gestionados están alineados correctamente con los objetivos de la organización?
  • ¿La manera de alinear los proyectos con los objetivos es adecuada?
  • ¿Los proyectos seleccionados obedecen a las prioridades de la organización?
  • ¿Se analiza el riesgo en cada objetivo y se desarrollan planes de contingencia?
  • ¿Existe realmente un compromiso transversal para llevar a cabo los proyectos seleccionados?
  • ¿Los recursos existentes permiten llevar a cabo el desarrollo de los proyectos?
  • ¿La gestión de la demanda de los proyectos TI es eficaz?

La gestión de la demanda de TI eficaz se encarga de recibir todas las peticiones de demanda de toda la organización y consolidarlas, alinearlas con el negocio, priorizarlas y asignar los recursos de manera eficaz.

Se distinguen 3 tipos de demanda: Estratégica, Táctica y Operacional.

  • Estratégica: la que gestiona los nuevos proyectos que activan los nuevos negocios, productos y servicios.
  • Táctica: la que gestiona los servicios del día a día de la organización.
  • Operacional: la que gestiona la construcción y mantenimiento de la infraestructura TI a la organización.

Este artículo muestra la aplicación del Proceso Analítico Jerárquico (AHP) como metodología robusta y probada para alinear y priorizar proyectos dentro de la Gestión de la Demanda.


Determinar a los interesados

Dentro de las primeras etapas en la preparación del proceso de análisis se encuentra la selección de los interesados que participarán en éste, asignando claramente los roles y responsabilidades durante el proceso, cómo se llegarán a los acuerdos, la manera de resolver discrepancias y quién tomará la decisión final. Para determinar a los interesados clave debe establecerse el ámbito de la decisión, su alcance, beneficiarios y afectados. Dentro de los interesados pueden considerarse: gerentes o jefes de áreas, patrocinadores, jefes de proyectos, etc.

Determinar los objetivos

Como en todo proceso de decisión eficaz, el éxito viene de la mano a través del entendimiento y diálogo entre las distintas áreas de negocio y el área TI desde estas etapas iniciales y en la cual cada una de ellas pueda conocer en detalle el proceso y obtener cabal conocimiento de los intereses particulares de cada uno y global de la organización. 

Para un proceso transparente y eficaz, los interesados deben reunirse y determinar:

  • La visión, políticas y objetivos del negocio
  • Las necesidades de TI para el negocio
  • Y el plan estratégico del negocio

(Esta parte del proceso puede omitirse cuando están absolutamente claras las necesidades y el ámbito en donde se sitúa la demanda. Para demandas estratégicas deben considerarse los 3 puntos)

La visión, políticas y objetivos del negocio tiene la finalidad de encausar a todo el grupo y nivelar a todos en el entendimiento de los intereses del negocio.

A partir de las necesidades de TI para el negocio se desprenden los requerimientos de TI (hardware/software, infraestructura, recursos humanos, etc.) necesarios para las operaciones del negocio y determinar las necesidades faltantes.

A partir del plan estratégico del negocio se desprenden los objetivos estratégicos perseguidos por la organización y que son apalancados a través de los distintos proyectos a lo largo de la organización.

Estos procesos en etapas tempranas facilitan desarrollar alternativas o proyectos alineadas con los objetivos y generar un portafolio o varios portafolios que apunten a distintos objetivos generales. Además, la inclusión temprana del área TI en esta generación de ideas permite desarrollar proyectos o ideas con objetivos reales, anticiparse a los riesgos, así como aportar valor agregado al negocio y a los proyectos por medio de su propio conocimiento específico.

Establecer un modelo de decisión

Cuando los objetivos del negocio están definidos y son entendidos, la creación de un modelo de decisión es el siguiente paso para tangibilizar y transparentar la manera en la cual serán evaluadas las alternativas o proyectos y luego priorizados.

Para cada objetivo establecido debe determinarse la manera en la cual cada alternativa o proyecto será evaluado, pudiendo realizar, por ejemplo, escalas normalizadas de 0 a 100% que indiquen en cuánto la alternativa o proyecto cumple con el objetivo.

El modelo de decisión permite que todos los interesados establezcan de forma clara y transparente la manera en la cual serán evaluadas todas las alternativas o proyectos. El modelo es construido por los interesados y en el se establecen todos los objetivos derivados del paso anterior. La gran ventaja de la creación del modelo es que es construido por los propios interesados, estableciendo las bases de la selección de manera conjunta y acordada entre todas las partes.

El Proceso Analítico Jerárquico permite crear un modelo a través de jerarquías y dividir el problema en partes, facilitando la comprensión y resolución del problema.

Establecer las prioridades

El siguiente paso es determinar las prioridades del modelo. Si bien todos los objetivos del modelo son importantes por estar dentro de este, la relevancia de estos depende de los intereses de los interesados y del escenario actual o futuro en el cual se desenvolverán las alternativas o proyectos a evaluar.

Establecer las prioridades tiene por finalidad transparentar las preferencias sobre los objetivos, conocer la importancia que tienen entre los interesados y llegar a acuerdos globales sobre el peso que tendrá cada objetivo con respecto al modelo de decisión.

El Proceso Analítico Jerárquico permite que todos los interesados puedan determinar sus prioridades frente al modelo, recibir y contribuir con feedback a los demás interesados, transferir conocimiento, conocer los demás puntos de vista y encontrar acuerdos.

Evaluar las alternativas frente al modelo

Después de determinar las prioridades del modelo se deben recolectar las alternativas o proyectos, analizarlos, realizar los casos de negocio de cada uno y a partir de ello ver la contribución de cada uno frente a cada uno de los objetivos del modelo. En algunos casos, se realizan los casos de negocios a partir de los objetivos establecidos, permitiendo orientar completamente cada proyecto o alternativa hacia el modelo, y logrando extraer fácilmente el nivel de contribución que tiene cada uno con respecto a los objetivos.

El Proceso Analítico Jerárquico permite  establecer las medidas en las cuales las alternativas son evaluadas a través de escalas y permite que los interesados conozcan de manera directa la contribución de cada una frente a los objetivos y al modelo completo.

Resultados y análisis de escenarios

Cuando todas las alternativas o proyectos son evaluados en el modelo, el AHP facilita enormemente la síntesis de resultados entre todos los objetivos considerados, logrando determinar cuál o cuáles son las mejores alternativas y las peores con respecto al modelo completo.

El resultado final es un ranking que mide la contribución total de cada alternativa o proyecto frente al modelo. La ventaja de usar el AHP como método de síntesis, es la capacidad de hacer un análisis trade-off  de las alternativas y determinar exactamente dónde tienen fortalezas y debilidades, pudiendo establecer desde ya planes de contingencia para reforzar a cada una donde más lo necesita en el momento de la ejecución.

Otro de los análisis muy importantes es el de escenarios a través de un análisis de sensibilidad, en donde al análisis estático (que se obtiene primeramente) pasa a ser dinámico a través de la modificación de las ponderaciones de los objetivos. Este tipo de análisis permite posicionarse en escenarios hipotéticos o probables y determinar cuáles son las mejores opciones en cada uno de esos distintos escenarios.

En los últimos años ha ido en aumento la inclusión de Monte Carlo para determinar probabilidades en los resultados, dotando de una característica probabilística al AHP en comparación con su caracterísitica determinística.

Fusionar Monte Carlo con AHP trae la ventaja de incluir como entrada de datos posibles variaciones en los juicios producto de las discrepancias entre los participantes no solo en la determinación de la importancia de los criterios u objetivos sino también en las alternativas. Esta característica permite obtener un resultado probabilístico considerando todos los escenarios posibles de manera individual o todos al mismo tiempo.

La herramienta Total Decision facilita todos estos análisis de sensibilidad, de escenarios y de riesgo con Monte Carlo al aplicarlo nativamente dentro de sus funciones.

Optimizar el Portafolio

Debido a que el total del portafolio demandado siempre excede al presupuesto disponible, la última etapa de análisis es optimizar el portafolio resultante y definir cuáles proyectos serán seleccionados.

Tal como en los análisis financieros se pueden medir los beneficios, la construcción de un modelo y la síntesis con el AHP permite obtener un raking final de las alternativas que indica su alineamiento, contribución al logro o beneficio con respecto al modelo completo (basado en un análisis multicrierio o multidisciplinario).

Este ranking o indicador de logro permite rápidamente mostrar cuáles son las alternativas o proyectos mejor posicionados para su financiamiento.

Total Decision permite obtener el máximo beneficio del portafolio al usar algoritmos de programación lineal entera que facilita encontrar siempre el portafolio óptimo para distintos casos de financiamiento y desarrollar una frontera de eficiencia que maximiza el beneficio a la organización.

Ventajas del proceso y la metodología

Está demostrado que trabajar con procesos estandarizados trae consigo resultados beneficiosos para las organizaciones, tanto a nivel de producto como de servicio, sin embargo la toma de decisiones todavía se considera como una tarea o reunión y no es considerada como lo que es: UN PROCESO.

Considerar la toma de decisiones como un proceso permite:

Planificar de mejor manera las reuniones: a partir de un proceso establecido se establecen claramente los flujos de información, las entradas y salidas de cada etapa, y qué y cómo se harán las tareas.

Mejorar los roles y responsabilidades: el proceso obliga a establecer los roles y responsabilidades durante todas las etapas, entre ellas quién dirige las reuniones, quién comunica y a quiénes, quién vota, quién aconseja, a quién se le consulta y quién o quiénes toman la decisión. El uso de una matriz RACI facilita estas tareas.

Mejorar las comunicaciones: los canales y vías de comunicación se establecen y las direcciones quedan claras al conocer exactamente a los expertos y quiénes participan del proceso, así como la información horizontal y vertical a la organización del proceso llevado y la decisión final.

Mejorar la transferencia de conocimiento: al considerar expertos y los intereses perseguidos, el conocimiento de cada uno permite encausar el entendimiento y mejorar las ideas, propuestas, valorizaciones y puntos de vista.

Mejorar el uso de la información: usar un modelo de decisión permite enfocarse directamente en la información necesaria a través de los objetivos perseguidos y no perder tiempo en buscar información no relevante.

Mejorar la transparencia y el apoyo a la decisión final: todo el proceso es asegurado a través de los principios de transparencia desde de el modelo de decisión hasta los resultados, facilitando la trazabilidad en todo el proceso. Esto cimenta las bases para buscar acuerdos y apoyar la decisión tomada.

Mejora continua: el proceso de toma de decisiones como tal ofrece la oportunidad de aplicar mejoras continuas en cada etapa y perfeccionar la toma de decisiones en los niveles altos de la organización, asegurando decisiones alineadas con objetivos claros y medibles.

El apoyo tecnológico necesario como Total Decision brinda a las organizaciones la seguridad en sus análisis de portafolios TI, asegurando que todos los proyectos o iniciativas seleccionadas están acordadas entre los interesados y están correctamente alineadas con los objetivos de la organización, anticipando desde etapas tempranas una correcta gestión de los riesgos involucrados, y aumentar la probabilidad de éxito en presupuestos, tiempos y metas establecidas.


Conozca aquí un ejemplo.

Descargue aquí Total Decision


 

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