Selección de Proyectos TI

SITUACIÓN

Las organizaciones actuales no solo están poniendo el enfoque en el negocio propio que tienen, sino que cada vez están poniendo más atención a los aspectos críticos que mantienen el negocio funcionando.

Los proyectos de Tecnologías de Información son un elemento crítico en las organizaciones puesto que no solo permiten mejorar la producción de productos o servicios y los procesos, sino que se han convertido en el corazón del negocio, puesto que son los encargados de llevar los flujos de información y comunicación a toda la organización en todas sus fases y áreas productivas.

Por otro lado, se han estudiado y aplicado muchas técnicas y metodologías para la Gestión de Proyectos pero se ha descuidado la fase del análisis y la selección propia del portafolio, llevando a muchas organizaciones a gestionar proyectos que están pobremente alineados con los objetivos de la organización.

El marco de trabajo a utilizar es una guía (no estricta) del proceso completo de la toma de decisiones a realizar, desde la preparación del proyecto de decisión (su alcance), la selección del equipo o comité de análisis de la decisión hasta la toma de decisión como tal.

El propósito es encausar el proceso de toma de decisiones a través de pasos secuenciales y coherentes entre sí, brindando un soporte robusto a los equipos de las organizaciones que deben analizar y dar un veredicto con respecto a la decisión a tomar.

En la imagen adjunta, los procesos de color rojo son aquellos que se realizan a través del software Total Decision, mientras que los de color gris no requieren el uso del software Total Decision y son responsabilidad del jefe de proyecto de decisión o del equipo de análisis de la decisión.

Para el análisis de portafolio se puede incorporar el análisis de riesgo pero para este ejemplo no fue incluido.

Marco de trabajo

Después de la creación del modelo, el paso a seguir es determinar la importancia relativa de cada uno de los criterios del modelo. Esto ayuda, a los distintos grupos de interés, a acordar o llegar a un consenso sobre la importancia de los criterios y también, a definir y entender cuáles son aquellos criterios que más incidirán en la decisión.

Total Decision permite que cada participante pueda ingresar sus preferencias en los criterios a través de comparaciones por pares con el fin de obtener los pesos relativos de cada criterio. Después, el software se encarga de sintetizar los juicios de todos los participantes y determinar los pesos relativos de los criterios que son producto de todos los participantes.

El software también muestra la priorización global (la combinada de todos los participantes) y la individual, facilitando el entendimiento del problema y conociendo cuáles son los criterios que más importan dentro del modelo.

Si no hay acuerdo entre la priorización obtenida y la deseada, el proceso se puede iterar. Después del acuerdo entre los interesados, lo siguiente es valorar cada alternativa frente a estos criterios.

Valoración de alternativas

Un consejo es usar una escala global para las alternativas y usar un método directo de ponderación, facilitando el entendimiento del resultado global y el tiempo para valorar cada una de las alternativas.

Si se utiliza una escala común para valorar las alternativas en cada uno de los criterios, entonces el resultado final puede leerse fácilmente también a través de esta escala común. Cuando las escalas para valorar las alternativas son muy distintas ente los criterios, leer el resultado final se hace un poco difícil.

Total Decision facilita la lectura final de los resultados a través de gráficos interactivos. El primer vistazo es la priorización del resultado de las alternativas en el modelo completo. Dado que en este ejemplo usamos una escala común para valorar las alternativas en todos los criterios, la lectura final de los resultados es muy fácil.

Otro análisis importante es poder comparar la priorización de estas alternativas según cada participante y observar y entender la manera en las cuales cambian estas priorizaciones según cada actor o bien, determinar en cuáles existiría una priorización común.

La etapa final es la selección de los proyectos que serán aprobados para financiarlos. Veremos dos maneras de seleccionar los cartera de proyectos más adecuada. Una manera de seleccionarlos es ordenar la lista de mayor a menor ranking y realizar el corte cuando los costos sumados de los proyectos alcancen el presupuesto. Cada proyecto tiene su costo asociado (en millones de pesos). El presupuesto estimado es $500 millones.

Se ordenan los proyectos a partir del ranking obtenido (efectividad con respecto al modelo de decisión) y se realiza el corte cuando los costos acumulados no superen o igualen al presupuesto. En este ejemplo, se seleccionan 7 proyectos con un costo acumulado de $475 millones y una efectividad de la cartera de 0,483 (la efectividad es la división entre la suma de la efectividad de los proyectos seleccionados y la efectividad total: 4,9053/10,1522 = 0,483). Nótese que si el presupuesto aumenta a $550 millones, la cartera de proyectos sigue siendo la misma.

Otro método, y más eficiente, es usar el Optimizador de carteras que incluye Total Decision. Este optimizador trabaja mediante algoritmos de programación lineal entera y ejecuta las combinaciones de proyectos que darán el mejor resultado posible (el óptimo).

Análisis del portafolio

Se ingresan los costos asociados a cada proyecto y el presupuesto disponible ($500 millones). Luego se procede a correr el optimizador.

Total Decision encontró la mejor cartera posible según los datos ingresados: 10 proyectos seleccionados que en total suman $500 millones y la efectividad de la cartera es de 0,6314.

Al aumentar el presupuesto a $550 millones, se seleccionan 11 proyectos con un costo total de $545 millones y una efectividad de 0,6879.

A partir de estos resultados, es posible construir una frontera de eficiencia y ver el comportamiento de la cartera a medida que el presupuesto varía.

Total Decision también permite agregar dependencias o restricciones a los proyectos a evaluar. Por ejemplo, agregar una dependencia entre dos proyectos que son mutuamente excluyentes, o también forzar la inclusión de un proyecto en la cartera final por un asunto político o por petición de un ente superior. A partir de estas dependencias o restricciones, Total Decision siempre encuentra la mejor cartera de proyectos posible.

Lo último es comparar el resultado del portafolio con otros métodos de selección de portafolio que la organización realice. Es una buena práctica para conocer cuáles son los proyectos comunes y mejorar la decisión final sobre el financiamiento a realizar.

TOTAL DECISION facilita el análisis técnico y multicriterio para encontrar la solución más alineada con los objetivos buscados.
El equipo de análisis ahora puede tomar una decisión fundamentada dentro de las opciones a elegir, incluyendo en su propuesta de informe los resultados obtenidos y el análisis de rigor. Además, el análisis bajo este marco de trabajo favorece enormemente que los inversores o quienes financian se inclinen por la alternativa elegida.

Total Decision agiliza el análisis y la toma de decisión a través de:
• Un marco de trabajo y una metodología robusta y común para todos
• La mejora del entendimiento y comprensión del problema
• Una mejor comunicación y uso del conocimiento entre los expertos
• La inclusión de la variabilidad propia de los datos y analizar el riesgo
• Encontrar soluciones alineadas con los objetivos perseguidos

Con respecto a todas las etapas del marco de trabajo, existen 2 que son las más críticas y en las cuales se debe poner más atención y más cuidado para lograr el éxito:
• El equipo de análisis (expertos): es importante tener un equipo con expertos en cada tema pero que en conjunto sume una mirada global del problema, donde el conocimiento sea repartido, generado y usado en pos de encontrar la mejor solución.
• El modelo de decisión: el resultado obtenido siempre está alineado con respecto al modelo de decisión que se desarrolle. Por lo tanto, un modelo con objetivos poco claros y desviados de la problemática va a producir resultados poco claros y desviados de la realidad; mientras que un modelo con objetivos claros y que expresen fielmente el problema a resolver va a producir resultados claros, consistentes y con altas probabilidades de éxito en su implementación.

La optimización que realiza Total Decision es una herramienta muy útil y poderosa para encontrar carteras de proyectos eficientes, sin embargo, es muy común que las personas se hagan la pregunta si hay que obedecer cabalmente lo que arroja de resultado. La respuesta es No. La optimización es una herramienta útil para mostrar cuáles serían las combinaciones de proyectos más eficientes bajo el punto de vista del modelo y facilita enormemente a los usuarios determinar cuál es el mejor camino posible dentro de muchos y con esto, poder comparar estas carteras con otros análisis (con distintos métodos) de cartera que se realicen al problema.